Зачем покупать гостиничные чеки в командировке

Если вы собрались в командировку бухгалтер компании проинструктирует вас, о том, что после командировки необходимо предоставить гостиничный чек для отчетности. То, что перед командировкой вам выдали аванс, вовсе не значит, что эти деньги уже ваши. Все затраты кроме суточных нужно будет еще подтвердить чеками, иначе деньги придётся вернуть в счет зарплаты. Чек на гостиницу самый важный. Ведь это основная составляющая расходов, но привезти его, к сожалению, не всегда удаётся.

Почему командированный не может предоставить чек о проживании в гостинице?

Возможность поселиться в приличную гостиницу не всегда есть. Например, все номера, которые позволяет ваш бюджет, могут быть заняты. Особенно это проблематично, если вы приехали в город вечером и искать ночлег, нет времени. В данном случае придётся селиться там, где есть возможность. Например, в хостеле, съемной квартире, у знакомых, а иногда и вовсе ночевать остаётся только в машине. Даже не все гостиницы выдают нужные документы. Частные небольшие отели могут не иметь кассового аппарата.

Многие намеренно отказываются от услуг гостиницы. Съем квартиры обойдётся в разы дешевле, а условия там могут быть куда лучше. Если человек планирует находиться в командировке долго, квартира будет гораздо удобнее. Здесь можно самостоятельно приготовить себе любимые блюда, сэкономив на питании, постирать свою одежду и погладить её, не доплачивая за работу химчистки. Кроме того гостиниц не так много, как квартир, которые сдаются. Их сложнее найти непосредственно рядом с местом работы.

Зачем гостиничный чек нужен компании?

Многие думают, что если работают в частной организации наличие чека не так важно, как на государственном предприятии. Это не так. Ваша компания, скорее всего, подаст заявление в налоговую на возмещение НДС. К нему обязательно прилагаются командировочные документы. Поэтому документация проходит проверку очень тщательно как представителями компании, так и фискальной службы. Если выясниться, что чеки поддельные компании будет предъявлен штраф.

Как купить гостиничный чек?

Избежав проблем с бухгалтерией, гостиничный чек купить всё же можно, главное, чтобы это был оригинал. То есть чек должен быть напечатан непосредственно в самой гостинице. Он не имеет мокрой печати и не заверяется подписями, но отличить его от подделки очень легко. Современный гостиничный чек обязательно должен иметь QR-код. Считать его можно с помощью специальных программ, которые бесплатно скачиваются с интернета на смартфон или планшет. При сканировании программа выдаст детальную информацию о гостинице, номере, укажет данные постояльца и даты его выезда и выезда.

При оформлении чека через онлайн-кассу, его копия автоматически отсылается в ОФД. Соответственно, гостиница должна оплатить налог от общей суммы чека. Также необходимо, чтобы информация в чеке дублировалась в архиве гостиницы. Ведь именно её руководствуется администратор при ответе на запрос бухгалтерии или представителя налоговой службы.