Отличие подлинных гостиничных документов от недействительных

К сожалению, во время поездки в командировку рабочие вопросы – далеко не единственные задачи, которые могут волновать командировачного. Сегодня практически каждый сталкивается с проблемой оформления отчетных документов, так как не каждая гостиница их выдаёт. А если вам пришлось ночевать на съёмной квартире либо в хостеле, тем более есть риск, что жильё придётся рассчитываться собственными средствами.

Отсутствие или неправильное оформление чека приведёт к тому, что компания просто вычтет уже выданные деньги из зарплаты, не оплатит дополнительные расходы. Раньше всё было просто: на вокзале всегда можно было найти человека, который специализируется на подделке отчетных документов. Он мог за считанные минуты напечатать всё что угодно и заверить правдоподобной печатью.

Но с 2017 года, следуя федеральному закону о КТТ, чеки должны вводиться через online-кассу, основная информация в них шифруется QR-кодом. Такие меры были приняты для борьбы с фальсификацией документов. Благодаря QR-коду на маленьком отрезке бумажной ленты можно вместить большое количество информации. Проверяется она с помощью специальной программы, которую можно бесплатно скачать на любой смартфон. Данные, переданные через online-кассу, также фиксируются в архиве гостиницы. Это позволяет легко проверить факт проживания, просто позвонив по телефону на ресепшен.

Настоящие чеки тоже можно приобрести. Они обойдутся значительно дороже (в среднем 7-10% от стоимости проживания), ведь в этом случае вы платите не просто за клочок бумаги. В цену входит сумма налога. Но в данном случае, вы на 100% можете быть уверены, что проблем с бухгалтерией не возникнет.

Подлинный чек обязательно содержит:

  • название и адрес гостиницы;
  • её ИНН;
  • дату выдачи;
  • общую сумму за услуги;
  • QR-код с зашифрованными данными об услуге;
  • сведения о кассире.

Кроме того, многие компании могут потребовать ряд дополнительных документов, например:

  • Счет по форме 3-Г – это бланк, пропечатанный типографским способом. В нём подробно расписываются данные гостиницы, гостя, номер апартаментов, период проживания, перечень дополнительных услуг, общая сумма. Заверяется документ подписью администратора и мокрой печатью гостиницы.
  • Счет-фактура – выписывается на имя компании, которая будет оплачивать проживание и услуги. Также заверяется подписью администратора и печатью.
  • Акт выполненных работ – выдаётся при выезде с гостиницы, как подтверждение, что у постояльца нет претензий. В документе прописывается стоимость услуг, период проживания, ФИО заказчика. Внизу − подпись администратора, проживающего и печать гостиницы.
  • Прейскурант – выпускается в типографии офсетным или цифровым методом.
  • Ксерокопии учредительных документов – как правило, их не заверяют.

Помните! Недействительные документы – это не только зря потраченные деньги, но и риск остаться без командировочных выплат и даже без работы. При необходимости купить отчетные документы, всегда тщательно проверяйте их на подлинность!