Безопасная покупка гостиничных чеков

Еще буквально несколько лет назад покупка гостиничных документов для отчетности была стандартным делом практически для каждого, кто ездит в командировку. Экономия на жилье – это абсолютно нормальное желание. Зачем платить за дорогой номер в гостинице, если можно просто снять недорогую квартиру либо переночевать у знакомых?

Раньше гостиничные документы делали умельцы, которых можно было найти едва не на каждом вокзале. Важнейшей бумагой, которую необходимо было предоставить в бухгалтерию, был счет по форме 3-Г. До 2008 года он считался бланком строгой отчетности, заверялся печатью гостиницы и подписью дежурного администратора. Подделать такие документы не составляло никакого труда.

Сегодня ситуация совсем другая. Главным документом является гостиничный чек, а счет по форме 3-Г компания требует не всегда. Теперь бухгалтерия может принимать только те гостиничные чеки, которые оформлены через онлайн-кассу. Эти чеки имеют QR-код, хоть на них нет печати и подписи, подделать такой документ не получится. Ведь его оригинальность можно легко проверить, отсканировав чек с помощью камеры любого смартфона или планшета. Распознающую программу можно скачать с интернета бесплатно. QR-кодом шифруется информация о постояльце, гостинице, номере в котором он проживал, даты заезда и выезда, а также все дополнительные услуги.

Распечатанный чек через онлайн-кассу свидетельствует о том, что по этому документу был уплачен налог. Ведь его копия автоматически отсылается в ОФД. Но всё это вовсе не значит, что сегодня сэкономить невозможно. Главное, если вы решили купить гостиничный чек, он ни в коем случае не должен быть подделкой. Если вы не хотите попасть в неловкую ситуацию и быть вынужденным вернуть выданный аванс в бухгалтерию, приобретайте только оригинальные гостиничные чеки с QR-кодом.

Также немаловажное значение имеет факт подтверждения чека. Например, ваш бухгалтер, руководитель компании или представитель налоговой службы может проверить, действительно ли вы проживали в гостинице. Подтверждение запрашивается, телефонным звонком или отправив запрос по электронной почте в гостиницу. Номер телефона и e-mail, как правило, указывается на самом чеке. Для этого не обязательно сканировать код.

Если чек был оформлен с подтверждением. Это значит, что данные по чеку дублировались в архиве гостиницы. Именно ими руководствуется администратор при ответе на запрос. Проверить это также можно при покупке чека, позвонив на ресепшен.

Еще один немаловажный вопрос – это сохранение конфиденциальности. Уважающий себя изготовитель чеков знает, что безупречная репутация – лучшая реклама, которая принесет гораздо больший доход, чем обман клиентов.

Никогда не обращайтесь к фирмам, которые требуют деньги заранее до выполнения работ. Оплата должна происходить только после того, как вы убедитесь, что документ оригинальный и в нём нет ошибок.

Не стоит бояться экономить и покупать гостиничные чеки, главное при покупке не забывайте о вышеперечисленных рекомендациях!